الحسابات المستحقة الدفع ما هي وكيف تنشأ - Accounts Payable

ما هي الحسابات مستحقة الدفع

تعد الحسابات مستحقة الدفع  (AP)هي قيد محاسبة يمثل التزام المؤسسة بسداد دين قصير الأجل إلى دائنيها. يظهر قيد محاسبة الحسابات مستحقة الدفع تحت بند الالتزامات الجارية في العديد من الميزانيات العمومية. ويشير استخدام شائع آخر للحسابات مستحقة الدفع إلى إدارة الأعمال أو القسم المسؤول عن تسديد مدفوعات الشركة للموردين والدائنين الآخرين.

مفهوم الحسابات مستحقة الدفع

تعتبر الحسابات مستحقة الدفع هي الديون التي يجب سدادها خلال فترة معينة لتجنب التقصير. وعلى سبيل المثال، تشير الحسابات مستحقة الدفع على مستوى الشركة إلى سداد الديون قصيرة الأجل للموردين. إن استحقاق الدفع في الأساس هو وعد بدفع الدين قصير الأجل من شركة لأخرى التي تكون بمثابة الدائن.

كيفية تدوين الحسابات مستحقة الدفع

لتدوين الحسابات مستحقة الدفع، يقوم المحاسبين أو مسؤولي الحسابات بالتصديق على الحسابات مستحقة الدفع عندما يكونون مدينين بحساب، ويقومون بخصم الحسابات مستحقة الدفع عندما يقومون بدفع الحساب. على سبيل المثال، تخيل أن شركة تتحمل فاتورة بقيمة 500 دولار للوازم المكتب. عندما يتلقى قسم الحسابات مستحقة الدفع الفاتورة أو يتحمل الفاتورة فيقوم بتدوينها كدين في حقل الحسابات مستحقة الدفع. ونتيجة لذلك، إذا نظر أي شخص إلى إجمالي الدين في فئة الحسابات المستحقة الدفع فيمكنه فورا رؤية ما تدين به الشركة لكل جهات البيع والدائنين على المدى القصير. وعندما تُدفع الفاتورة تقوم الشركة بإدخال الدين في عمود حسابتها المستحقة الدفع.

وللموازنة بين هذه المدخلات، يجب على المحاسب أن يدخل الدين في الفئة المذكورة أنفاً، وهي لوازم المكتب في هذه الحالة، عندما يتم تحمل الدين، ويجب أن يدخل رصيداً في عمود النقد عندما يسدد الفاتورة.

الحسابات مستحقة الدفع والديون طويلة الأجل

تعد الحسابات مستحقة الدفع هي نوع من الديون قصيرة الأجل. وتشمل ديون الشركة قصيرة الأجل الأخرى مصروفات من قبيل تكاليف الرواتب وضرائب دخل المؤسسة والقروض القصيرة الأجل. وفي المقابل، تشمل الديون طويلة الأجل مدفوعات الإيجار واستحقاقات التقاعد وفرادى السندات المدفوعة ومجموعة من الديون الأخرى تسدد على المدى الطويل.

الحسابات مستحقة الدفع مقابل الذمم التجارية الدائنة

بينما يستخدم بعض الأشخاص مصطلحات الحسابات مستحقة الدفع و الذمم التجارية الدائنة بنفس المعنى، فيشير المصطلح لنفس  الشيء ولكن بشكل مختلف قليلا. وتشكل الذمم التجارية الدائنة جميع الأموال التي تدين بها الشركة لجهات البيع حيث تشتري منها لوازم المكتب واللوازم المختزنة في مستودعها، بينما تشمل الحسابات المستحقة الدفع كل الديون الأخرى قصير الآجل. وعلى سبيل المثال، إذا كان مطعم يدين بالمال لشركة غذائية أو مشروبات، فيكون المخزون جزء من مستودعه وبالتالي جزء من ذممة التجارية الدائنة في حين أن الأموال التي تدين بها للشركة الذي يتحمل تكاليف مرتبات طاقم العمل تقع في فئة الحسابات مستحقة الدفع. تقوم بعض الأساليب المحاسبية بإدراج بعض هذه الفئات داخل فئة الحسابات مستحقة الدفع.

الحسابات مستحقة الدفع مقابل الحسابات المستحقة القبض

الحسابات المستحقة القبض و الحسابات مستحقة الدفع متناقضين بشكل أساسي. إن الحسابات مستحقة الدفع هي الأموال التي تدين بها الشركة لجهات البيع الخاصة بها، بينما الحسابات المستحقة القبض هي الأموال التي تدان للشركة. إذا كان لدى الشركة فاتورة في قسم الحسابات مستحقة الدفع، فإن الشركة التي تدين لها بالمال تقوم بتصنيف الفاتورة في قسم الحسابات المستحقة القبض.

بإختصار 

المصروف المستحق :  قيمة خدمات حصلت عليها الشركة ولم تسددها بعد وتعتبر خصوم متداولة مثل الإيجار المستحق و الأجور المستحقة.

المصروف المقدم :  قيمة خدمات دفعتها الشركة ولم تحصلها بعد وتعتبر أصول متداولة مثل الإيجار المقدم و التأمين المقدم.

الإيراد المقدم : مبالغ حصلت عليها الشركة لتقديم خدمات للغير ولم تقم بتقديمها حتى الآن وتعتبر خصوم متداولة.

الإيراد المستحق : قيمة خدمات قدمتها الشركة للغير ولم تحصل على قيمتها بعد وتعتبر أصول متداولة.